Blog

Krzem Agency – Cyfrowa Transformacja Twojej Marki

by

Jak pracuję? Mój sekret produktywności

Mam kilka trików, które ułatwiają mi życie. Wyniosłem je z pracy agencyjnej i przeniosłem na grunt marketingu.

 

1. Zawsze raportuję, nawet jeżeli nie muszę

 

Ale po co? Po pierwsze: motywujesz się w ten sposób do pracy. Po drugie: gdy za pół roku będziesz musiał zrobić podsumowanie roczne lub kwartalne docenisz wagę notatek. Ja w tym celu robię proste listy w notatniku. Dlaczego w notatniku? Bo nie marnujesz w ten sposób czasu na formatowanie tekstu i nie tracisz energii na obcowanie ze zbędnymi funkcjami – tak wiem, w wordzie jest tryb koncentracji uwagi – w tej chwili z niego korzystam.

 

2. Tworzę listy. A jakże!

 

Kategoryzuję zadania w trzy grupy:

– zadania wykonane (dziś),

– zadania do wykonania,

– zadania oczekujące (na ponowienie).

Zawsze pracuję na jednym zadaniu w danym czasie. Staram się go nie przerywać, tego oczekuję od współpracowników i tym się rewanżuję. Jeżeli ktoś mnie prosi o szybki temat – realizuję go ASAP, aby nie blokować czyjejś – ważnej w danej chwili pracy.

W oparciu o listę zadań tworzę raport. Ma on klasyczną formułę i zawsze zamyka się w tym samym schemacie. Opiera się o listy zadań. Ważne! Każdy zakończony proces zapisuję po wykonaniu zadania. Wyrobienie takiego nawyku oszczędza czas, bo nie muszę „przypominać sobie” co właściwie robiłem i sprawdzać kolejnych maili. Notatnik nie obciąża pracy systemu, więc możesz go trzymać w tle: alt + tab i wywołujesz widok. Poza tym pisanie raportów z reguły nie jest fajne, dlatego dzielisz go na części i w ogóle nie odczuwasz, że musiałeś pracować.

 

4. Systematyzuję pracę na mailach

 

Kto mnie zna wie, że pracuję na mailach – kocham drzewa i nie lubię drukować dokumentów. W zamiana za to wszystko kategoryzuję odpowiednimi etykietami w gmailu. W skrzynce są tylko maile, które stanowią zadania. Wiadomość czytam raz i wrzucam do katalogu usuwając ją z mojej pamięci. Kiedy przyjdzie pora szybko ją odnajdę (mam 30 GB maili, więc muszę jakoś z tym żyć). Wiadomości ważne zostawiam w skrzynce. Najpierw realizuję krótkie zadania, aby nie blokować innych. Poza tym chodzi o efekt psychologiczny – nie lubię jak zbierają mi się zadania w inboxie. Cel jest prosty – nie mieć wiadomości odebranych, a zatem zadań do wykonania. Wiem, praca nigdy się nie kończy. Trochę przypomina to sprint chomika na karuzeli, ale takie jest życie.

 

5. Wolę pisanie maili niż spotkania!

 

Spotkania kreatywne są ważne pod warunkiem, że ktoś zrobił dobry research, a pozostała część załogi odrobiła pracę domową. Warto też pogadać parząc kawę, ale co do zasady mail wymusza myślenie!  Pisząc tekst zastanawiasz się, o czym piszesz, nie przekazujesz też takiej ilości emocji i takiej ilości treści. Jasne – dążymy do komunikacji pierwotnej: face to face, jeżeli to możliwe. Ja jednak kocham maile – serio – i lubię z nimi pracować. Pozwala to na dystans i koncentrację. Co ważne, jeżeli sprawnie archiwizujesz treści, zawsze możesz do nich wrócić. Pamięć jest zawodna.

 

5. Dlaczego pokochałem Asanę?

 

Pozwalał na tworzenie zadań, ustalenie deadline’ów i przypisanie ludzi do zadania. Idealna przy dużych projektach, gdzie jest kilkadziesiąt zadań. Logikę aplikacji sprawdziłem w boju na dużym projekcie o budżecie 500 000 zł. Nie znoszę flipchartów i innych trellopodobnych aplikacji. Żółte karteczki do mnie nie przemawiają. Stosuję je tylko do szybkich notatek.

 

6. Notuję. Zawsze.

 

Chyba, że nie mam na czym. Kiedy pracujesz na liczbach prawdopodobieństwo pomyłki jest bardzo duże. Do notowania wykorzystuję post-ity. Zauważyłem, że im mniejsze, tym większa kondensacja myśli. Poza tym mała karteczka nie musi być tak bliska sercu – łatwiej ją wyrzucić.

 

7. Jak sprawdzam maile?

 

Kiedyś, gdy w głównej mierze zajmowałem się obsługą Klienta, sprawdzałem maila co kwadrans. To nie było mądre. G-mail swoją polityką zniechęcania do innych usługodawców sprawił, że maile odświeżają się wolno. I bardzo dobrze! Dzięki temu sprawdzam nowe maile średnio co godzina. Da się z tym żyć. Niemniej jednak nadal nie rozumiem ludzi, którzy na skrzynce pocztowej pracują raz lub dwa razy dziennie. Uważam, że dziś liczy się szybkość, szybkość odpowiedzi i realizowania zadań.

 

8. Realizuje zadania tak wcześnie jak to możliwe.

 

Mam jedną ważną zasadę – realizuję zadanie tak szybko jak to możliwe. Nie czekam aż zapali się czerwona lampka. Im wcześniej zaczniesz, tym szybciej skończysz. Pracując w agencji redukujesz w ten sposób ryzyko fakapu, a praktyka pokazała mi, że zawsze coś wpadnie, bo ktoś nie zaplanował dobrze swoich zadań (z reguły Klient). Pusty inbox w skrzynce to szansa na terminowe realizowanie kolejnych rzeczy. Ale nie idealne – done is better than perfect. Zadania trzeba zamykać i delegować – to sekret produktywności.

Być może mój styl pracy nie jest idealny, a na pewno nie jest podręcznikowy, ale pozwala mi sprawnie realizować zadania, daje niezbędny komfort psychiczny – po prostu nie lubię żyć na ASAP-ie. Ważna jest też dla mnie kultura pracy osób zarządzających i współpracowników. Cenię sobie ludzi, z którymi pracuję.

A jak Ty ogarniasz codzienny młyn? Opowiedz mi o tym w komentarzu.

 

1 Komentarzy

  • Paweł Krzem Krzemiński
    - 19 stycznia, 2018 - 7:24 pm

    musze spróbować tego excelka z celami, chociaż jestem fanem notatnika, po prostu jest wygodniejszy “w tle” niż excel.

Leave a Comment

Zapisz się na newsletter i pobierz bezpłatny poradnik!