Jak pracuję? Mój sekret produktywności

pexels-photo-257897

 

Mam kilka trików, które ułatwiają mi życie. Wyniosłem je z pracy agencyjnej i przeniosłem na grunt marketingu.

1. Zawsze raportuję, nawet jeżeli nie muszę

Ale po co? Po pierwsze: motywujesz się w ten sposób do pracy. Po drugie: gdy za pół roku będziesz musiał zrobić podsumowanie roczne lub kwartalne docenisz wagę notatek. Ja w tym celu robię proste listy w notatniku. Dlaczego w notatniku? Bo nie marnujesz w ten sposób czasu na formatowanie tekstu i nie tracisz energii na obcowanie ze zbędnymi funkcjami – tak wiem, w wordzie jest tryb koncentracji uwagi – w tej chwili z niego korzystam.

2. Tworzę listy. A jakże!

Kategoryzuję zadania w trzy grupy:

– zadania wykonane (dziś),

– zadania do wykonania,

– zadania oczekujące (na ponowienie).

Zawsze pracuję na jednym zadaniu w danym czasie. Staram się go nie przerywać, tego oczekuję od współpracowników i tym się rewanżuję. Jeżeli ktoś mnie prosi o szybki temat – realizuję go ASAP, aby nie blokować czyjejś – ważnej w danej chwili pracy (dla mnie to kwestia szacunku).

W oparciu o listę zadań tworzę raport. Ma on klasyczną formułę i zawsze zamyka się w tym samym schemacie. Opiera się o listy zadań. Ważne! Każdy zakończony proces zapisuję po wykonaniu zadania. Wyrobienie takiego nawyku oszczędza czas, bo nie muszę „przypominać sobie” co właściwie robiłem i sprawdzać kolejnych maili. Notatnik nie obciąża pracy systemu, więc możesz go trzymać w tle: alt + tab i wywołujesz widok. Poza tym pisanie raportów z reguły nie jest fajne, dlatego dzielisz go na części i w ogóle nie odczuwasz, że musiałeś pracować.

4. Systematyzuję pracę na mailach.

Kto mnie zna wie, że pracuję na mailach – kocham drzewa i nie lubię drukować dokumentów. W zamiana za to wszystko kategoryzuję odpowiednimi etykietami w gmailu. W skrzynce są tylko maile, które stanowią zadania. Wiadomość czytam raz i wrzucam do katalogu usuwając ją z mojej pamięci operacyjnej. Kiedy przyjdzie pora szybko ją odnajdę (mam 30 GB maili, więc muszę jakoś z tym żyć). Wiadomości ważne zostawiam w skrzynce. Najpierw realizuję krótkie zadania, aby nie blokować innych. Poza tym chodzi o efekt psychologiczny – nie lubię jak zbierają mi się zadania w inboxie. Cel jest prosty – nie mieć wiadomości odebranych, a zatem zadań do wykonania. Wiem, praca nigdy się nie kończy. Trochę przypomina to sprint chomika na karuzeli, ale takie jest życie.

pexels-photo-325490

5. Wolę pisanie maili niż spotkania!

Spotkania kreatywne są ważne pod warunkiem, że ktoś zrobił dobry research, a pozostała część załogi odrobiła pracę domową. Warto też pogadać parząc kawę, ale co do zasady mail wymusza myślenie!  Pisząc tekst zastanawiasz się, o czym piszesz, nie przekazujesz też takiej ilości emocji i takiej ilości treści. Jasne – dążymy do komunikacji pierwotnej: face to face, jeżeli to możliwe. Ja jednak kocham maile – serio – i lubię z nimi pracować. Pozwala to na dystans i koncentrację. Co ważne, jeżeli sprawnie archiwizujesz treści, zawsze możesz do nich wrócić. Pamięć jest zawodna.

5. Dlaczego pokochałem basecampa?

Pozwalał na tworzenie zadań, ustalenie deadline’ów i przypisanie ludzi do zadania. Idealny przy dużych projektach, gdzie jest kilkadziesiąt zadań. Sprawdzony w boju na dużym projekcie – duży to dla mnie 0,5 mln zł. Nie znoszę flipchartów i innych trellopodobnych aplikacji. Żółte karteczki do mnie nie przemawiają. Przepraszam, jeżeli w tej chwili uraziłem Twoje uczucia religijne. Wizualizowanie myśli jest bardzo ważne i doskonale to rozumiem, ale pracuję inaczej.

6. Notuję. Zawsze.

Chyba, że nie mam na czym. Kiedy pracujesz na liczbach prawdopodobieństwo pomyłki jest bardzo duże. Do notowania wykorzystuję znienawidzone żółte karteczki. Zauważyłem, że im mniejsze, tym większa kondensacja myśli. Poza tym mała karteczka nie musi być tak bliska sercu – łatwiej ją wyrzucić, pod warunkiem, że to nie wyznanie miłości od koleżanki z pracy.

7. Jak sprawdzam maile?

Kiedyś, gdy w głównej mierze zajmowałem się obsługą Klienta, sprawdzałem maila co kwadrans. To była głupota mojego życia. G-mail swoją polityką zniechęcania do innych usługodawców sprawił, że maile odświeżają się wolno. I bardzo dobrze! Dzięki temu sprawdzam nowe maile średnio co godzina. Da się z tym żyć. Niemniej jednak nadal nie rozumiem ludzi, którzy na skrzynce pocztowej pracują raz lub dwa razy dziennie. Uważam, że dziś liczy się szybkość, szybkość odpowiedzi i realizowania zadań, dlatego nadal modne jest hasło: Wyprzedzamy rzeczywistość!

8. Realizuje zadania tak wcześnie jak to możliwe.

Mam jedną ważną zasadę – realizuję zadanie tak szybko jak to możliwe. Nie czekam aż zapali się czerwona lampka. Im wcześniej zaczniesz, tym szybciej skończysz. Pracując w agencji redukujesz w ten sposób ryzyko fakapu, a praktyka pokazała mi, że zawsze coś wpadnie, bo ktoś nie zaplanował dobrze swoich zadań (z reguły Klient). Pusty inbox w skrzynce to szansa na terminowe realizowanie kolejnych rzeczy. Ale nie idealne – done is better than perfect. Zadania trzeba zamykać i delegować – to sekret produktywności.

Być może mój styl pracy nie jest idealny, a na pewno nie jest podręcznikowy, ale pozwala mi sprawnie realizować zadania, daje niezbędny komfort psychiczny – po prostu nie lubię żyć na ASAP-ie. Ważna jest też dla mnie kultura pracy osób zarządzających i współpracowników. Cenię sobie ludzi, z którymi pracuję.

A jak Ty ogarniasz codzienny młyn? Opowiedz mi o tym w komentarzu.

krzem

krzem

Dyplomowany spec. ds. e-marketingu. Miłośnik fotografii i dobrego designu. Pracował dla Agory, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego i Miasta Sejny. Obecnie pracuje na sukces marki CAL.

 

Blog o marketingu, fotografii i technologii oraz butik kreatywny z pomysłami specjalnie dla Was.

FOLLOW US ON


POBIERZ PORADNIK


Blog "Make it Big by krzem" 2015 na www.krzem.agency. Wszystkie teksty są wyłączną własnością autora.